Politique de confidentialité

1. Objet de la politique

La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs du site internet Profilia RH, les candidats, les intérimaires, les salariés permanents, les entreprises clientes et les partenaires professionnels sur les conditions dans lesquelles leurs données personnelles sont collectées, utilisées, conservées et protégées.

Elle s’applique aux données traitées dans le cadre de la consultation du site internet, des demandes de contact, des candidatures, des inscriptions en agence, des recrutements, des missions de travail temporaire et de la gestion des relations professionnelles.

Les traitements sont mis en œuvre conformément au règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles (RGPD), à la loi Informatique et Libertés modifiée et aux autres dispositions applicables.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles.

Dénomination sociale	PROFILIA
Nom commercial	Profilia RH
Adresse du siège social	4 rue Séré-Depoin, 95300 Pontoise
SIREN	514 263 672
Adresse électronique	agence@profilia-emploi.fr
Téléphone	01 34 20 10 01

Profilia RH étant intégrée au Groupe Oxygène, certaines opérations peuvent être réalisées avec le concours d’autres entités du groupe. Chaque entité intervient selon son rôle effectif : responsable de traitement distinct, responsables conjoints ou sous-traitant, selon les circonstances.

L’appartenance au même groupe ne permet pas, à elle seule, un accès général aux données personnelles. Tout partage doit reposer sur une finalité déterminée, une base juridique appropriée et des règles d’accès documentées.

3. Catégories de données personnelles traitées

Les données collectées varient selon le profil de la personne concernée et les services utilisés.

3.1. Visiteurs du site internet

Les données techniques susceptibles d’être traitées comprennent notamment :

• adresse IP et données techniques de connexion ;
• date et heure de consultation ;
• pages consultées et actions effectuées ;
• navigateur, système d’exploitation et terminal utilisé ;
• journaux techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité ;
• préférences relatives aux cookies et autres traceurs.

Les données de navigation ne sont utilisées que pour des finalités déterminées et dans le respect des règles applicables aux traceurs.

3.2. Candidats et personnes en recherche d’emploi

Dans le cadre d’une candidature spontanée, d’une réponse à une offre ou d’une inscription auprès de l’agence, les catégories de données susceptibles d’être traitées sont notamment :

• identité, coordonnées et informations nécessaires à la prise de contact ;
• CV, parcours professionnel, expériences et compétences ;
• diplômes, qualifications, certifications et formations ;
• postes recherchés, disponibilités, mobilité et préférences professionnelles ;
• informations relatives à la candidature et aux échanges avec l’agence ;
• résultats d’évaluations professionnelles pertinentes, lorsqu’elles sont mises en œuvre ;
• informations nécessaires à l’étude de l’adéquation du profil avec un emploi proposé ;
• informations administratives nécessaires à la constitution du dossier, lorsque la réglementation ou la situation le justifie.

Seules les informations adéquates, pertinentes et nécessaires au recrutement, à l’inscription ou à la proposition de missions sont collectées.

Les candidats ne doivent pas être interrogés sur des informations sans lien direct et nécessaire avec l’emploi concerné.

3.3. Intérimaires et salariés

Lorsqu’une personne est recrutée ou employée, des données complémentaires peuvent être nécessaires à la gestion de la relation de travail, notamment :

• coordonnées et données d’identification ;
• justificatifs et informations nécessaires à l’établissement du dossier administratif ;
• informations nécessaires à l’établissement des contrats et à la gestion des missions ;
• données relatives au poste, à l’affectation, aux dates et aux horaires de mission ;
• éléments nécessaires à la rémunération, à la paie et aux déclarations sociales ;
• coordonnées bancaires, lorsque leur collecte est nécessaire au versement du salaire ;
• informations nécessaires à la gestion des absences, des obligations de suivi et des événements liés à la relation de travail ;
• justificatifs nécessaires à l’application de droits, d’obligations légales ou de dispositifs particuliers.

Les données relatives à la santé, aux accidents du travail ou à d’autres catégories particulières de données ne sont traitées que lorsque cela est légalement autorisé, nécessaire et assorti des garanties appropriées. Les informations médicales sont soumises à des règles de confidentialité spécifiques et ne doivent pas être collectées ou diffusées au-delà de ce qui est légalement permis.

3.4. Entreprises clientes, prospects et partenaires

Dans le cadre des relations commerciales et professionnelles, les données susceptibles d’être traitées comprennent :

• nom, prénom et fonction des interlocuteurs ;
• coordonnées professionnelles ;
• entreprise et établissement de rattachement ;
• échanges, demandes et historique de la relation commerciale ;
• informations nécessaires à l’élaboration des propositions commerciales ;
• données relatives aux contrats, commandes, missions, factures et règlements.

3.5. Données communiquées par les personnes

Les données peuvent être recueillies directement auprès des personnes concernées, lors de leur inscription, par téléphone, par courrier électronique, via les formulaires du site ou en agence.

Elles peuvent également être transmises par une entreprise cliente, un organisme habilité ou un partenaire professionnel lorsque cette transmission est licite et nécessaire à la réalisation d’une finalité déterminée.

4. Finalités des traitements

Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

Gestion des candidatures et du recrutement

• recevoir et examiner les candidatures ;
• apprécier les compétences et qualifications en lien avec les postes proposés ;
• organiser les entretiens et les évaluations professionnelles pertinentes ;
• suivre les candidatures et informer les personnes des suites données ;
• proposer des opportunités professionnelles adaptées.

Gestion du vivier de candidats

• conserver les informations pertinentes afin de proposer ultérieurement des missions ou des emplois correspondant au profil ;
• actualiser les disponibilités et les préférences professionnelles ;
• reprendre contact avec les candidats dans le cadre d’opportunités pertinentes.

Gestion des missions de travail temporaire

• constituer et actualiser les dossiers des intérimaires ;
• sélectionner des profils en fonction des besoins des entreprises clientes ;
• transmettre les informations nécessaires à la présentation d’un profil et à l’exécution d’une mission ;
• établir et gérer les contrats de mission et les documents associés ;
• assurer le suivi administratif des missions.

Gestion administrative et sociale

• établir les contrats de travail ;
• assurer le suivi des heures, des absences et des éléments de rémunération ;
• établir les bulletins de paie et les déclarations sociales ;
• satisfaire aux obligations légales applicables à l’employeur et à l’entreprise de travail temporaire ;
• gérer les demandes, réclamations et contentieux éventuels.

Gestion de la relation commerciale

• traiter les demandes des entreprises clientes et prospects ;
• préparer et suivre les propositions commerciales ;
• assurer la gestion des contrats, commandes et factures ;
• communiquer sur les prestations proposées, dans le respect des règles applicables à la prospection.

Fonctionnement et sécurité du site

• répondre aux demandes reçues via le site ;
• assurer son fonctionnement technique ;
• prévenir les accès non autorisés et les incidents de sécurité ;
• mesurer l’audience lorsque les outils employés et les modalités de collecte le permettent légalement.

5. Bases juridiques des traitements

Les traitements reposent sur une ou plusieurs bases juridiques prévues par le RGPD, selon leur finalité.

Traitement	Base juridique possible
Réponse à une demande et préparation d’une prestation	Mesures précontractuelles ou intérêt légitime, selon le cas
Examen d’une candidature	Mesures précontractuelles ou intérêt légitime, selon le contexte
Constitution et gestion d’un vivier	Intérêt légitime dûment évalué ou consentement, selon le dispositif retenu
Gestion des contrats de mission et des relations de travail	Exécution du contrat et obligations légales
Paie, déclarations et obligations sociales	Obligations légales et réglementaires
Transmission des informations nécessaires à une mission	Exécution du contrat, mesures précontractuelles ou autre base applicable
Gestion des relations commerciales	Exécution du contrat, mesures précontractuelles ou intérêt légitime
Sécurité et prévention des incidents	Intérêt légitime et, le cas échéant, obligation légale
Cookies et traceurs non exemptés	Consentement préalable

La base juridique doit être déterminée et documentée pour chaque traitement. Le présent tableau présente les bases susceptibles de s’appliquer et ne remplace pas l’analyse des traitements réellement effectués.

Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, la personne peut le retirer à tout moment. Ce retrait ne remet pas en cause la licéité des opérations effectuées avant celui-ci.

6. Collecte et gestion des candidatures

Les candidatures peuvent être reçues par voie électronique, via les canaux de recrutement utilisés par Profilia RH ou directement en agence.

Lorsqu’un CV papier est remis à l’agence, les informations utiles peuvent être saisies dans l’outil de gestion des candidatures utilisé par l’agence, dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité.

Les CV papier sont conservés pendant une durée maximale de 48 heures dans le cadre du processus de saisie, puis détruits de manière appropriée lorsqu’ils ne sont plus nécessaires. Aucun dossier candidat papier n’est conservé au-delà de ce processus, sauf nécessité particulière dûment justifiée et légalement autorisée.

Les offres d’emploi peuvent être communiquées aux candidats par courrier électronique. Les contrats et documents liés aux missions peuvent être transmis par les outils utilisés par l’agence, notamment Armado, Pixid ou par courrier électronique, selon les besoins de la mission et les modalités retenues.

L’accès aux candidatures est limité aux collaborateurs habilités qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions.

7. Transmission des données aux entreprises clientes

Dans le cadre d’une proposition de candidature ou de l’exécution d’une mission de travail temporaire, certaines données peuvent être communiquées à une entreprise cliente ou à un établissement utilisateur.

La transmission est limitée aux informations nécessaires à l’examen du profil, à la sélection du candidat, à la préparation de la mission ou au respect des obligations légales applicables.

Les informations transmises peuvent comprendre, selon la situation, l’identité, les coordonnées professionnelles utiles, le CV, les compétences, les qualifications, les disponibilités et les éléments nécessaires à l’organisation de la mission.

Les données administratives ou sensibles ne sont pas communiquées de manière générale. Toute transmission doit être justifiée par la finalité poursuivie, la base juridique applicable et les obligations de confidentialité.

Les entreprises clientes ne peuvent utiliser les données reçues que dans le cadre de leurs missions et responsabilités légitimes, conformément aux règles qui leur sont applicables.

8. Destinataires des données

Les données peuvent être accessibles, dans la limite de leurs attributions et du besoin d’en connaître :

• aux collaborateurs habilités de Profilia RH ;
• aux collaborateurs habilités d’autres entités du Groupe Oxygène, lorsque le partage est nécessaire, justifié et documenté ;
• aux entreprises clientes et établissements utilisateurs, pour les informations strictement nécessaires à leurs besoins ;
• aux organismes sociaux, administrations et autorités compétentes, lorsque la réglementation l’exige ;
• aux organismes de prévoyance, de complémentaire santé ou autres organismes habilités, lorsque cela est nécessaire à la gestion de la relation de travail ;
• aux prestataires techniques et fournisseurs de logiciels intervenant pour le compte de Profilia RH ;
• aux conseils et professionnels intervenant dans le cadre d’une obligation légale ou d’un litige, lorsque la communication est nécessaire.

Les prestataires qui agissent en qualité de sous-traitants doivent être encadrés par les dispositions contractuelles requises par l’article 28 du RGPD, lorsque celui-ci est applicable.

Profilia RH ne vend pas les données personnelles des candidats, intérimaires ou salariés.

9. Outils informatiques et sous-traitants

Les données peuvent être traitées au moyen d’outils informatiques nécessaires à la gestion des candidatures, des missions, des contrats, des échanges électroniques et des obligations administratives.

Selon les opérations effectivement réalisées, ces outils peuvent notamment comprendre le logiciel de gestion des candidatures et dossiers utilisé par l’agence, ainsi que les solutions Armado et Pixid pour les échanges de documents contractuels.

L’utilisation d’un outil ne signifie pas que son fournisseur est nécessairement responsable du traitement : son rôle doit être déterminé selon les finalités et les moyens du traitement.

Les garanties applicables aux fournisseurs, notamment en matière de sécurité, de confidentialité, de conservation, de sous-traitance ultérieure et de transferts internationaux, sont vérifiées dans le cadre de la gestion des prestataires.

10. Durées de conservation

Les données sont conservées pendant une durée limitée, déterminée en fonction de la finalité poursuivie, des obligations légales et des besoins de preuve.

CV papier remis en agence : conservation limitée à 48 heures au maximum pour la saisie des informations utiles, puis destruction appropriée.

Candidatures en cours : pendant la durée nécessaire à l’examen de la candidature et au processus de recrutement.

Candidatures non retenues : les données peuvent être conservées pendant une durée limitée afin de pouvoir répondre aux questions relatives à la décision. Toute conservation dans un vivier à des fins de propositions ultérieures doit être définie, justifiée et portée à la connaissance du candidat.

Vivier de candidats : la conservation ne dépasse en principe pas deux ans à compter du dernier contact avec la personne, sous réserve de la finalité poursuivie, de l’information délivrée, de la base juridique applicable et de la possibilité de demander l’effacement ou de s’opposer au traitement lorsque ce droit s’applique. Les dossiers doivent être supprimés ou réévalués à l’échéance prévue.

Dossiers des intérimaires et salariés : pendant la durée nécessaire à la gestion de la relation de travail, puis, pour les documents concernés, pendant les durées légales ou les délais de prescription applicables.

Bulletins de paie et documents sociaux : les durées sont déterminées document par document selon les obligations légales applicables. À titre d’exemple, les bulletins de paie doivent être conservés par l’employeur pendant cinq ans.

Contrats, pièces comptables et factures : pendant les durées légales propres à chaque catégorie de document, notamment les obligations comptables et commerciales applicables.

Données des entreprises clientes et prospects : pendant la durée nécessaire à la gestion de la relation commerciale et, lorsque cela est justifié, pendant une période d’archivage intermédiaire ou de prescription.

Journaux techniques et données de sécurité : pendant une durée proportionnée aux besoins de sécurité et aux obligations applicables.

À l’expiration des durées définies, les données sont supprimées ou anonymisées. Elles ne peuvent être conservées au-delà de leur durée d’utilisation courante que si un fondement légal ou un besoin légitime d’archivage intermédiaire le justifie. Dans ce cas, l’accès est restreint.

Les durées précises doivent être documentées dans le registre des traitements et les procédures internes de conservation.

11. Transferts hors de l’Union européenne

Les données sont traitées dans le respect des règles applicables aux transferts internationaux.

Si un prestataire ou un outil utilisé par Profilia RH implique un transfert de données personnelles vers un pays situé en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen, ce transfert doit être encadré par un mécanisme autorisé par le RGPD, tel qu’une décision d’adéquation ou, à défaut, des garanties appropriées.

Les pays concernés, les prestataires impliqués et les garanties applicables doivent être déterminés à partir de l’inventaire réel des outils utilisés.

12. Sécurité et confidentialité

Profilia RH met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques, notamment :

• limitation des accès aux données aux personnes habilitées ;
• gestion des comptes et des droits d’accès ;
• protection des postes de travail et des outils informatiques ;
• sécurisation des échanges de documents ;
• destruction appropriée des documents papier ;
• encadrement des prestataires et des accès externes ;
• sensibilisation des collaborateurs à la confidentialité ;
• gestion et traitement des incidents de sécurité.

Les mesures sont adaptées à la nature des données et aux risques identifiés. En cas de violation de données personnelles, les obligations de notification à l’autorité de contrôle et, lorsque cela est requis, d’information des personnes concernées sont mises en œuvre conformément au RGPD.

13. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable, toute personne concernée dispose, selon les conditions prévues par le RGPD, des droits suivants :

• droit d’accès aux données personnelles la concernant ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l’effacement lorsque les conditions légales sont réunies ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition aux traitements fondés sur l’intérêt légitime, pour des raisons tenant à sa situation particulière ;
• droit d’opposition à tout moment à la prospection directe ;
• droit à la portabilité lorsque les conditions légales sont remplies ;
• droit de retirer son consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès, conformément au droit français ;
• droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Ces droits ne sont pas absolus : leur exercice dépend de la base juridique du traitement et des exceptions prévues par la réglementation.

14. Exercice des droits

Pour exercer ses droits ou poser une question concernant la protection des données personnelles, la personne concernée peut contacter :

Service	Profilia RH – Protection des données personnelles
Adresse électronique	dpo@groupe-oxygene.com
Adresse postale	26 rue Neil Armstrong, 65310 Laloubère

Une demande peut nécessiter des informations complémentaires permettant de vérifier l’identité du demandeur lorsqu’il existe un doute raisonnable. Un justificatif d’identité ne doit être demandé que si cela est nécessaire et proportionné.

Profilia RH répond dans les délais prévus par la réglementation, en principe dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé dans les conditions prévues par le RGPD.

Une réclamation peut être adressée à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) : www.cnil.fr.

15. Cookies et autres traceurs

Le site internet peut utiliser des cookies ou autres traceurs nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité, à la mesure d’audience ou à des fonctionnalités proposées par des tiers.

Les traceurs soumis au consentement ne sont déposés ou lus qu’après obtention du consentement préalable de l’utilisateur. Le refus doit être aussi simple que l’acceptation, et le consentement doit pouvoir être retiré facilement.

Les informations détaillées relatives aux traceurs effectivement utilisés, à leurs finalités et à leur durée de conservation doivent être accessibles depuis le dispositif de gestion des cookies du site. Elles figurent sur la page Gestion des cookies.

16. Liens externes

Le site peut contenir des liens vers des sites ou plateformes exploités par des tiers. Profilia RH ne maîtrise pas nécessairement les traitements de données réalisés par ces services.

Il est recommandé de consulter leurs politiques de confidentialité avant de leur transmettre des données personnelles.

17. Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou organisationnelles.

La version applicable est celle publiée sur le site au moment de sa consultation. Lorsque cela est requis, les personnes concernées sont informées des changements substantiels.

18. Contact

Pour toute question concernant cette politique ou les traitements de données personnelles réalisés dans le cadre des activités de Profilia RH, vous pouvez contacter le service compétent aux coordonnées indiquées à la rubrique 14.

Annexe : données recueillies par le site profilia-emploi.fr

Cette annexe précise les durées de conservation appliquées par le site internet lui-même. Les données transmises à l’agence suivent ensuite les règles décrites ci-dessus.

Donnée	Conservation sur le site
Candidature à une offre ou candidature spontanée, avec le CV	Suppression automatique du site 24 mois après l’envoi. Le CV est supprimé en même temps que la candidature ; un CV déposé sans envoi est effacé sous 24 heures.
Demande d’une entreprise	3 ans après le dernier échange.
Message envoyé depuis la page Nous contacter	1 an après l’envoi.
Postuler en 1 clic	Cookie technique de 30 minutes.
Comptage des consultations des offres	Empreinte technique rendue illisible, effacée au bout d’une heure ; seuls des totaux sont gardés, pendant 24 heures.
Protection contre les envois abusifs	Empreinte illisible de l’adresse IP, une heure au plus. Les adresses IP ne sont pas enregistrées avec les formulaires.
Mesure d’audience (Google Analytics), seulement avec votre accord	Pages consultées, provenance de la visite, type d’appareil et envoi réussi d’un formulaire, sans son contenu. Données conservées 14 mois au plus par Google Ireland Limited ; cookies de 13 mois au plus. Retrait possible à tout moment par « Gérer mes cookies ».
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Le site est hébergé en France par OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix. Les CV sont enregistrés en dehors de l’espace public du serveur et ne sont accessibles qu’aux personnes habilitées, par un lien sécurisé à durée limitée. Avec votre accord seulement, le site utilise Google Analytics ; le détail figure sur la page Gestion des cookies.

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